ビジネス英語メール例文集。本当によく使うものだけ集めてみた

私が未経験から英語でメールやレターで外国の取引先とやり取りする業務に就いたとき、英語が元々得意だったとはいえそれなりに苦労した。

普通の英語の勉強をしていたら覚えないようなフレーズや表現が、英語のメールでは使われるからだ。

そこで、英文事務や英語コレポンの実務者で、メールやレターの翻訳などもしてきた私が、英語メールやレターで必須の知識と本当によく使うフレーズだけをまとめることにする。

なお、よく使うフレーズの紹介の前に、英文メールを書くときのポイントもちらっと紹介する。

英文メールのポイント

英文メールを書くポイントはとにかくシンプルに書くこと

日本のような「いつもお世話になっております。」なんてフレーズは必要ないので、要件を簡潔に書くようにする。

外国からくるメールで、本文が

Dear Sirs,

Please see the attached.

(ご担当者様 添付ファイルをご覧ください。)

だけ!!!!!みたいなメールがよくある。

普段から連絡を取っている相手であればこれだけで伝わるのである。

あと、ビジネスメールでは英語の短縮形を使わないのが一般的。I’mはI am、don’tはdo notと書こう。

英語メールの基本は

宛名、書き出し、本文、結びの文、結び、署名

となる。

書き出しと結びの文は、状況に応じて省略可能。

宛名

Dear Sir or Madam,(ご担当者様)

宛名はとりあえずこう書いておけば間違いない。相手の名前や性別がわからない時や、担当者の名前がわからない時に使える。Mr. … Ms. …と打つのが面倒くさいときにも使える。

 

その他のバリエーション

Dear Sirs,(ご担当者様(複数人宛て))

Dear Sirs and Madams,(ご担当者様(複数人宛て))

To whom it may concern,(関係者各位)

 

名前と、相手が男の人か女の人かわかっている場合は、Mr. か Ms.をファミリーネーム(ラストネーム(=名字))の前につける。

Mr. Smith,(スミスさん(男性))

Ms. Brown,(ブラウンさん(女性))

女性には、Miss.やMrs.ではなく、Ms.をつけるのが一般的だが、相手の署名に、(Miss.)や(Mrs.)と書かれている場合はそれに合わせる。

相手が男の人か女の人かわからない場合の調べる方法としては、Googleの画像検索が便利。ギブンネーム(ファーストネーム(=名前))を画像検索すると、人の顔の画像がたくさん出てくるので、私の場合はその画像で男性が多ければMr.、女性が多ければMs.とつけている。

たまに半々くらいの場合があるので、そういう時は仕方ないので、Dear Sirs,がDear Sir or Madam,を使っている。

書き出し

相手からのメールの返信であることを伝える

Thank you for your email below.
下記のメールありがとうございます。

This refers with thanks to your email below.
このメールは下記のあなたからのメールについてです(メールありがとうございます)。
↑フォーマルな感じが出る。この後に長めの文章で説明するときなどに使うといい。

I am sorry for my late reply.  I overlooked your email.
返信が遅れて申し訳ございません。Eメールを見逃していました。

このメールの目的を説明する

Regarding …, we would like you inform you that …
~に関して、~をお伝えします。

I am writing to ask you …
~についてお尋ねしたくメールを書きました。

送ったメールに対してすぐに返答があった場合に感謝を伝える

Thank you for your prompt reply.
早速のご返信ありがとうございます。

本文(要件を伝える)

添付ファイルを見てほしいことを伝える

Please see the attached.
添付ファイルをご覧ください。

Attached herein please find our estimation.
添付した見積もりをご覧ください。

Attached are the documents you requested.
ご依頼のあった書類を添付しました。

Enclosed herewith please find a copy of the documents filed with the Japan Patent Office.
日本特許庁に提出した書類の写しを同封しますのでご確認ください。

Enclosed herewith … は、「添付した」「同封した」という意味で、Eメールの添付物にも、レターの同封物にも使える表現。

何かを相手に知らせる

Please be advised that …
~をお知らせします。

We would like to inform you that …
~をお知らせします。

相手に何をしてほしいのかを伝える

Could you please reply to this email by this Friday?
今週の金曜日までにこのメールへの返答をいただけますか?

Please let us know when we should send our report by.
いつまでに報告書を送ればいいか知らせていただけますか?

We would highly appreciate it if you could send the necessary document at your earliest convenience.
ご都合の良いときに(でもできるだけ早く)必要書類をお送りいただけると大変助かります。

It would be greatly appreciated if you could a copy of the certificate by email as soon as possible.
できるだけ早く証明書のコピーをEメールで送っていただけると大変ありがたいです。

Eメールを受け取ったことを伝える

We acknowledge with thanks safe receipt of your email below.
下記メールを確かに受け取りました。ありがとうございます。

I acknowledge (receipt of) your email below.
下記メールを確かに受け取りました。

Acknowledge receipt
受領

Received with thanks.
受け取りました。ありがとうございます。

謝罪を伝える

We apologize for the inconvenience.
お手数をおかけして申し訳ございません。

I am sorry for my oversight.
見落としがあって申し訳ございませんでした。

Sorry for the delay.
遅れてすみません。

結び

結びの文

英語のメールでは日本のメールと違って、結びに無駄に「よろしくお願いします」など書かなくてよく、要件を伝えるだけでいいのだが、ぶっきらぼうな印象になりそうだったら、最後に結びの文を添える。

We are looking forward to hearing from you.
返信お待ちしております。

Please kindly acknowledge receipt of this email.
お手数ですがこのメールの受領確認をお願いします(このメールを受け取ったら受け取ったことの返信をお願いします)。

If you have any questions, please feel free to contact us.
ご質問があれば、お気軽にお問い合わせください。

Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
ご不明な点があれば、遠慮なくご連絡ください。

Should you … の表現は、If you should have any questionsのフレーズの仮定法の倒置となっている。意外とよく使われる表現。

結びの言葉

Best Regards,
Hisui SUZUKI

私は結びにBest Regards,を一番よく使う。

名前は名字を大文字にするのが一般的。

大文字の方が名字ってわかるので、姓名の順番は、名→姓でも姓→名でもどちらでも問題ない(日本人の名前は苗字が先であることを外国人もわかってきている)。

 

フォーマルな感じを出したいなら

Sincerely yours,

Very truly yours,

がおすすめ。

まとめ

私は英語の実務を始めたときにTOEIC850点を超えていたのだが、”Enclosed herewith please find …”や”Please be advised that …”、”Should you have …”などのフレーズが出てきたときは、「え?何これ?」と思った。

けれども知ってしまえば何でもない表現なので、この例文集を一通り読んで頭の片隅に入れておけば、あぁこんな表現どこかで見たな、となるはず。

実務で英語のメールの文章に日常的に触れて書いていれば、これらの頻出フレーズはもう自動的に指が動いてしまうレベルになる。

仕事をしていて、「このフレーズよく使うな~」というフレーズはテキストファイルとしてメモ帳などに保存しておくとコピペできて楽なのでおすすめ。

ここで紹介したフレーズ以外にも、実際に仕事で外国人とやり取りしていて、便利なフレーズやかっこいいフレーズがあったら、自分でも使ってみたりして、表現の引き出しを増やしてみよう。




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